Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen o complementen.

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1. Responsable del tratamiento

2. Definiciones

Para efectos de esta política:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En este caso, INVERSIONES D.J.C S.A.S.
• Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.

3. Principios

INVERSIONES D.J.C S.A.S. trata los datos personales con base en los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.

4. Datos que tratamos

Clientes y posibles clientes

• Nombre y apellido.
• Número de teléfono y de WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Ciudad y dirección de entrega.
• Nombre y tipo de negocio.
• NIT o cédula, para facturar.
• Productos de interés, cotizaciones, pedidos y pagos.
• El contenido de las conversaciones que sostienen con la empresa por WhatsApp, teléfono, correo o el sitio web.

Proveedores y contratistas

• Datos de identificación y de contacto.
• Datos tributarios y bancarios, necesarios para la relación comercial.

Empleados y aspirantes

• Los datos necesarios para la relación laboral, el proceso de selección y el cumplimiento de obligaciones legales.

Visitantes del sitio web

• Datos de navegación, como la dirección IP, el tipo de dispositivo y de navegador, las páginas visitadas y las cookies de medición.

La empresa no solicita datos sensibles, como origen racial, salud, orientación sexual, convicciones religiosas o políticas, o datos biométricos. Tampoco dirige sus servicios a menores de edad. Si un titular comparte voluntariamente un dato sensible en una conversación, no será usado para ninguna finalidad y podrá ser suprimido.

5. Finalidades

Los datos de clientes y posibles clientes se usan para:

1. Atender consultas y solicitudes de información sobre productos.
2. Elaborar y enviar cotizaciones.
3. Tramitar pedidos, despachos, facturación, pagos y cartera.
4. Hacer seguimiento a cotizaciones y pedidos.
5. Atender peticiones, quejas, reclamos y garantías.
6. Enviar información comercial, novedades y promociones de productos de la empresa. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más.
7. Mejorar la calidad del servicio y de la atención, incluido el entrenamiento y la evaluación de los sistemas de atención automatizada descritos en la sección 6.
8. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y requerimientos de autoridades.

Los datos de proveedores, contratistas, empleados y aspirantes se usan para gestionar la relación contractual o laboral, hacer pagos y cumplir obligaciones legales.

6. Atención automatizada por WhatsApp

La empresa atiende parte de las conversaciones de WhatsApp con un asistente automatizado basado en inteligencia artificial. El asistente responde preguntas sobre productos, elabora cotizaciones con las tarifas vigentes de la empresa y recoge los datos necesarios para tramitar un pedido.

• El titular puede pedir hablar con una persona en cualquier momento, y la conversación se remite a un asesor de la empresa.
• El asistente no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre el titular. Las condiciones de venta, los créditos y los casos especiales los aprueba una persona de la empresa.
• Las conversaciones se almacenan para las finalidades de la sección 5.
• El asistente nunca comparte con un cliente información de otros clientes.

7. Encargados y transmisión internacional de datos

Para prestar sus servicios, la empresa se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados y pueden tratar los datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en los Estados Unidos. Entre ellos:

• Meta Platforms, Inc., por la plataforma WhatsApp Business, para enviar y recibir los mensajes.
• Anthropic, PBC, por el servicio de inteligencia artificial que procesa el texto de las conversaciones para generar las respuestas del asistente.
• Google LLC, por Google Analytics y Google Tag Manager, que miden las visitas al sitio web, y por el servicio de correo en que se reciben las solicitudes del formulario.
• Cloudflare, Inc., por el servicio de verificación que protege el formulario del sitio web contra envíos automatizados.
• Los proveedores de alojamiento web, correo electrónico y software contable o de facturación que use la empresa.

Estos encargados tratan los datos solo por cuenta de la empresa y para las finalidades descritas. Al autorizar el tratamiento, el titular autoriza también esta transmisión.

La empresa no vende ni cede datos personales a terceros para que los usen con fines propios.

8. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la empresa.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales.

9. Autorización

La empresa obtiene la autorización del titular antes del tratamiento, por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. Por ejemplo: escribir por WhatsApp para pedir una cotización después de haber sido informado de esta política.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como los datos de naturaleza pública o la información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones.

10. Área responsable y canales de atención

La Gerencia de INVERSIONES D.J.C S.A.S. atiende las consultas y reclamos sobre datos personales por estos canales:

• Correo electrónico: gerencia@pakto.com.co
• WhatsApp o teléfono: +57 314 680 7330
• Correspondencia: Km 3 Vía Caldas - Amagá, Caldas, Antioquia

11. Procedimiento para consultas y reclamos

Consultas. El titular o su representante puede consultar los datos que reposan en las bases de la empresa. La consulta se responde en un máximo de diez (10) días hábiles desde que se recibe. Si no es posible responder en ese plazo, se informarán al interesado los motivos y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos. Quien considere que sus datos deben corregirse, actualizarse o suprimirse, o que hubo un incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo. El reclamo debe incluir:

• La identificación del titular.
• La descripción de los hechos.
• La dirección o el medio de contacto para la respuesta.
• Los documentos que quiera hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, se le pedirá al interesado que lo complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Si pasan dos (2) meses sin que lo complete, se entenderá que desistió.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" en un plazo máximo de dos (2) días hábiles. El reclamo se atenderá en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables hasta por ocho (8) días hábiles más, previa comunicación de los motivos al interesado.

Supresión y revocatoria. La supresión de datos o la revocatoria de la autorización no procede cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Por ejemplo, en el caso de facturas emitidas, que la ley obliga a conservar.

12. Seguridad

La empresa adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Entre ellas:

• Acceso restringido a las personas que lo necesitan para su trabajo.
• Cuentas protegidas con autenticación en dos pasos.
• Almacenamiento de las conversaciones en sistemas con acceso controlado.

13. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras sean necesarios para las finalidades descritas, por el tiempo que exija la ley o, en todo caso, mientras exista una relación comercial con el titular.

• Los soportes contables y comerciales se conservan por el término que exija la ley (artículo 60 del Código de Comercio).
• Las conversaciones con posibles clientes que no se conviertan en compra se conservan por un máximo de veinticuatro (24) meses contados desde la última interacción.

14. Vigencia y cambios

Esta política rige a partir de su publicación en www.pakto.com.co, en septiembre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras la empresa desarrolle su objeto social.

Cualquier cambio sustancial se informará a través del sitio web antes de su entrada en vigor.